Dernière mise à jour: 22 septembre 2024
Politique de confidentialité de la SPCA de Montréal
Date d’entrée en vigueur : 20 septembre 2023
La Société pour la prévention de la cruauté envers les animaux de Montréal (ci-après la « SPCA de Montréal ») accorde une grande importance à la protection de la vie privée de ses membres, de ses donateurs, de ses bénévoles, de son personnel et de toute autre personne qui interagit avec notre organisation. La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les informations personnelles que vous nous fournissez.
1. Collecte d’informations personnelles
Nous pouvons collecter les informations personnelles suivantes lorsque vous interagissez avec la SPCA de Montréal :
- nom, prénom et coordonnées (adresse, numéro de téléphone, courriel);
- informations de paiement, si vous effectuez des dons ou des transactions avec nous;
- informations sur les animaux que vous adoptez ou abandonnez ou pour lesquels vous demandez des services;
- informations sur les activités de bénévolat que vous réalisez pour la SPCA de Montréal;
- informations sur vos préférences de communication;
- toutes autres informations que vous choisissez de partager avec nous.
2. Utilisation des informations personnelles
Nous utilisons vos informations personnelles aux fins suivantes :
- gérer les envois électroniques et postaux qui vous sont destinés;
- gérer l’adoption de nos animaux;
- traiter vos dons et vos transactions financières;
- vous envoyer des informations sur nos programmes, nos événements et nos campagnes de sensibilisation;
- répondre à vos demandes de renseignements ou de services;
- coordonner votre participation en tant que bénévole;
- respecter nos obligations légales et réglementaires.
3. Divulgation des informations personnelles
Nous ne vendrons pas, ne louerons pas et ne divulguerons pas vos informations personnelles à des tiers sans votre consentement, sauf dans les cas suivants :
- aux fournisseurs de services tiers qui nous aident à gérer notre organisation et à fournir des services;
- lorsque requis par la loi ou par une autorité gouvernementale;
- lorsque cela est nécessaire pour protéger nos droits, notre propriété ou la sécurité d’autrui
4. Protection des informations personnelles
Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos informations personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction. Cependant, de façon générale, aucune méthode de transmission sur Internet ni aucune méthode de stockage électronique ne sont totalement sécurisées.
5. Accès et contrôle de vos informations personnelles
Vous avez le droit de consulter, de corriger, de mettre à jour ou de supprimer vos informations personnelles détenues par la SPCA de Montréal. Pour exercer ce droit, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : vieprivee@spcamontreal.com.
6. Modifications de la présente politique
La SPCA de Montréal se réserve le droit de modifier sa politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera affichée sur notre site Web accompagnée d’une date de mise à jour. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé des changements.
En utilisant les services de la SPCA de Montréal, vous acceptez les termes de sa politique de confidentialité.
Procédure de demande d’accès aux renseignements personnels et de traitement des plaintes
1. Aperçu
Puisqu’une personne peut demander à accéder aux renseignements personnels qu’une organisation détient sur elle, ou pourrait également formuler des plaintes, il est important d’avoir des balises prédéfinies pour répondre à ce type de demande.
2. Objectif
Le but de cette procédure est de garantir que toutes les demandes d’accès sont traitées de manière confidentielle, rapide et précise, tout en respectant les droits des individus concernés.
3. Portée
La portée de cette procédure concerne les acteurs internes responsables du traitement des demandes d’accès et du traitement des plaintes, ainsi que les individus souhaitant accéder à leurs propres renseignements personnels.
4. Procédure de demande d’accès
4.1 Soumission de la demande
4.1.1 L’individu qui souhaite accéder à ses renseignements personnels doit soumettre une demande écrite au ou à la responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisation. La demande peut être envoyée par :
Courriel : vieprivee@spcamontreal.com
Par la poste : Responsable de la protection des renseignements personnels
SPCA de Montréal
5215, rue Jean-Talon Ouest
Montréal, QC H4P 1X4
4.1.2 La demande doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une demande d’accès aux renseignements personnels, et fournir des informations suffisantes pour identifier l’individu et les renseignements recherchés.
4.1.3 Ces informations peuvent inclure le nom, l’adresse ainsi que toute autre information pertinente pour identifier de manière fiable l’individu qui effectue la demande.
4.2 Réception de la demande
4.2.1 Une fois la demande reçue, un accusé de réception est envoyé à l’individu pour confirmer que sa demande a été prise en compte.
4.2.2 La demande devra être traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception.
4.3 Vérification de l’identité
4.3.1 Avant de traiter la demande, l’identité de l’individu doit être vérifiée de manière raisonnable. Cela peut être fait en vérifiant l’identité de l’individu en personne.
4.3.2 Si l’identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, l’organisation peut refuser de divulguer les renseignements personnels demandés.
4.4 Réponse aux demandes incomplètes ou excessives
4.4.1 Si une demande d’accès aux renseignements personnels est incomplète ou excessive, le ou la responsable de la protection des renseignements personnels communique avec l’individu pour demander des informations supplémentaires ou des clarifications.
4.4.2 L’organisation se réserve le droit de refuser une demande si elle est manifestement abusive, excessive ou non justifiée.
4.5 Traitement de la demande
4.5.1 Une fois l’identité vérifiée, le ou la responsable de la protection des renseignements personnels pour traiter les demandes d’accès aux renseignements personnels procède à la collecte des renseignements demandés.
4.5.2 Le ou la responsable consulte les dossiers pertinents pour recueillir les renseignements personnels demandés, en veillant à respecter les restrictions légales éventuelles.
4.6 Examen des renseignements
4.6.1 Avant de communiquer les renseignements personnels à l’individu, le ou la responsable examine attentivement les informations pour s’assurer qu’elles ne contiennent pas de renseignements tiers confidentiels ou susceptibles de porter atteinte à d’autres droits.
4.6.2 Si des renseignements de tiers sont présents, le ou la responsable évalue s’ils peuvent être dissociés ou s’ils doivent être exclus de la divulgation.
4.7 Communication des renseignements
4.7.1 Une fois les vérifications terminées, les renseignements personnels sont communiqués à l’individu dans un délai raisonnable, conformément aux exigences légales en vigueur.
4.7.2 Les renseignements personnels peuvent être communiqués à l’individu par voie électronique.
4.8 Suivi et documentation
4.8.1 Toutes les étapes du processus de traitement de la demande d’accès aux renseignements personnels doivent être consignées de manière précise et complète.
4.8.2 Les détails de la demande, les actions entreprises, les décisions prises et les dates correspondantes doivent être enregistrés dans un registre de suivi des demandes d’accès.
- Date de réception de la demande;
- Date de l’accusé de réception;
- Date de la vérification de l’identité;
- Méthode de vérification de l’identité;
- Décision – demande d’accès acceptée ou refusée;
- Date de la communication des renseignements (si applicable).
4.9 Protection de la confidentialité
4.9.1 Tout le personnel impliqué dans le traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels doit respecter la confidentialité et la protection des données.
4.10 Gestion des plaintes et des recours
4.10.1 Si un individu est insatisfait de la réponse à sa demande d’accès aux renseignements personnels, il doit être informé des procédures de réclamation et des recours disponibles devant la Commission d’accès à l’information.
4.10.2 Les plaintes doivent être traitées conformément aux politiques et procédures internes en matière de gestion des plaintes (section suivante).
5. Procédure de traitement des plaintes et incidents de confidentialité.
5.1 Réception des plaintes
5.1.1 Les plaintes peuvent être acheminées :
- Par courriel : vieprivee@spcamontreal.com
- Par la poste : Responsable de la protection des renseignements personnels
SPCA de Montréal
5215, rue Jean-Talon Ouest
Montréal, QC H4P 1X4
Elles doivent être enregistrées dans un registre centralisé, accessible uniquement au personnel désigné.
5.1.3 Toute personne qui prend connaissance d’un incident réel ou potentiel de confidentialité impliquant des renseignements personnels est encouragée à en informer rapidement le ou la responsable de la protection des données de la SPCA de Montréal, à l’adresse suivante : vieprivee@spcamontreal.com
5.2 Évaluation préliminaire
5.2.1 Le ou la responsable désigné·e examine chaque plainte pour évaluer sa pertinence et sa gravité.
5.2.2 Les plaintes frivoles, diffamatoires ou sans fondement évidentes peuvent être rejetées. Toutefois, une justification doit être fournie à la partie plaignante.
5.3 Enquête et analyse
5.3.1 Le ou la responsable chargé·e de la plainte mène une enquête en collectant des preuves, en interrogeant les parties concernées et en recueillant tous les documents pertinents.
5.3.2 Le ou la responsable doit être impartial·e et avoir l’autorité nécessaire pour résoudre la plainte.
5.3.3 Le ou la responsable doit maintenir la confidentialité des informations liées à la plainte et veiller à ce que toutes les parties impliquées soient traitées équitablement.
5.4 Résolution de la plainte
5.4.1 Le ou la responsable de la plainte propose des solutions appropriées pour résoudre la plainte dans les meilleurs délais.
5.4.2 Les solutions peuvent inclure des mesures correctives, des compensations financières ou toute autre action nécessaire pour résoudre la plainte de manière satisfaisante.
5.5 Communication avec la partie plaignante
5.5.1 Le ou la responsable de la plainte communique régulièrement avec la partie plaignante pour la tenir informée de l’avancement de l’enquête et de la résolution de la plainte.
5.5.2 Toutes les communications doivent être professionnelles, empathiques et respectueuses.
5.6 Clôture de la plainte
5.6.1 Une fois la plainte résolue, le ou la responsable de la plainte doit fournir une réponse écrite à la partie plaignante, résumant les mesures prises et les solutions proposées.
5.6.2 Tous les informations et documents relatifs à la plainte doivent être conservés dans un dossier confidentiel.
